9 советов, как проводить встречи в гибридном формате

После пандемии коронавируса пространство мероприятий изменилось навсегда. Теперь многие компании активно используют гибридный формат встреч, объединяя за одним столом сотрудников офлайн и онлайн. 

Как проводить такие ивенты? Как на них появляться? Включать или не включать камеру? Давайте разбираться. 

Множество исследований говорят о том, что включенная во время онлайн-звонков камера поддерживает вовлеченность участников. В то же время другие эксперты утверждают, что люди устали от Zoom и других приложений для веб-встреч. Появился даже такой термин «Zoom fatigue» – психическое истощение, связанное с онлайн-видеоконференциями. 

Чтобы создавать здоровые гибридные встречи, вам нужно соблюдать баланс между этими крайностями. Есть 9 правил, которые помогут в этом. 

1. Все в равных условиях: либо камера включена, либо выключена. Вам нужно выбрать что-то одно, ведь когда кто-то на собрании включен, а кто-то нет, создается некомфортная обстановка. Представьте: вас видят все коллеги и понимают, как вы реагируете. А вы не знаете реакцию других людей и словно говорите в пустоту. Это истощает. К тому же человек, чья камера выключена, меньше вовлечен в диалог по сравнению со своими «активными» коллегами. И ему нужно прикладывать больше усилий, чтобы быть замеченным.

2. Всегда включайте камеру во время деликатных встреч и звонков тет-а-тет. Когда вы созваниваетесь, чтобы обсудить деликатные моменты, рассказать плохие новости или дать обратную связь, камера должна быть включена. Дело в том, что наша способность понимать друг друга во многом зависит от умения интерпретировать мимику собеседника. Особенно сигналы, связанные с эмоциями. Именно поэтому и существуют эмоджи. Они заполняют пробел в общении, когда собеседники не видят лица друг друга.

3. Гибрид – плохой формат для праздничных мероприятий. Если цель собрания в том, чтобы отпраздновать какое-либо событие, то все присутствующие должны быть либо онлайн, либо офлайн. Вспомните, как проходят такие мероприятия: люди в офисе одновременно разговаривают, смеются и хлопают в ладоши. А виртуальные участники могут только наблюдать за их весельем. Они видят спины коллег, но не слышат, о чем они говорят и шутят. И не могут комфортно участвовать в этих разговорах. Поэтому, если вы не можете сделать так, чтобы все присутствовали на встрече лично, сделайте ее виртуальной для всех. 

4. Камеры должны быть включены на онлайн-тимбилдингах. Если цель встречи – укрепить командную связь, то камера должна быть включена. В остальных случаях, будь то обмен информацией или любая другая «сверка часов», камеру можно выключить.

5. Если камеры на предстоящем звонке должны быть включены, предупредите команду заранее. Это можно сделать в письме-приглашении на встречу. В таком случае никто не будет застигнут врасплох. Когда звонок начнется, попросите коллег включить камеры. Вы можете подчеркнуть, что это важная встреча и вы хотите, чтобы всем было комфортно разговаривать. Ведь вы работаете с людьми, а не с компьютерами.

А вот оставлять решение о включении камеры на усмотрение участников – плохая идея. Потому что искушение не делать этого просто колоссальное. Ведь для «удаленщиков» выключенная камера означает возможность остаться в пижаме и не надевать офисную одежду. 

6. Избегать камеры – не лучшая идея для самих сотрудников. Есть множество исследований, которые говорят: забота о своем внешнем виде влияет на нашу самооценку. Но иногда человек расслабляется: я дома, камера выключена, меня никто не видит – зачем красиво одеваться и ухаживать за собой? Если это происходит регулярно, то в дальнейшем мотивация следить за собой может сойти на нет. Это происходит неосознанно. И наоборот: когда мы уверены в своем виде и в любой момент готовы включить камеру, то чувствуем себя лучше.

7. На гибридных встречах виртуальные участники должны говорить первыми. Людям свойственно больше ценить тех, кого они знают лично и кто физически находится рядом. Это может создать предубеждение по отношению к коллегам, которые присутствуют на встрече виртуально. Они изначально находятся в более невыгодном положении. Поэтому каждый раз, когда приходит время задавать вопросы и высказывать свое мнение, отдавайте первенство онлайн-участникам. Так вы сможете компенсировать расстояние между вами и создать более равноправные условия.

8. Подумайте, что видят виртуальные участники гибридной встречи. Если вы проводите онлайн-встречу в переговорной комнате с веб-камерой, то постарайтесь сделать так, чтобы никто не отворачивался от нее. Это то же самое, что стоять спиной к виртуальным собеседникам. Приучите себя думать об этой камере как еще об одном человеке.
   

Технологичные решения для малых, средних и больших переговорных комнат предлагает бренд Logitech. Камеры, которые они включают, оснащены функцией автоматического кадрирования. Вы можете выбрать съемку всей комнаты, выделить активного спикера или совместить оба формата. Благодаря автоматическому масштабированию никто не останется за кадром. Видео транслируется в кинематографическом качестве и сопровождается мощным, объемным звуком. 

9. Если часть команды присутствует онлайн, то обычные физические доски не подходят. Их плохо видно и виртуальные участники не могут подвинуться, если что-то закрывает им обзор. Поэтому многие прогрессивные компании оснащают переговорные комнаты виртуальными досками.

Современное решение опять же можно найти у Logitech – Scribe. Благодаря искусственному интеллекту система с высокой четкостью транслирует контент на доске всем участникам видеоконференции. Даже виртуальные участники смогут занять лучшее место за столом. 

Вывод 

Мир уже давно живет в новой «нормальности». Онлайн-встречи больше не кажутся экзотикой и люди привыкли, что даже самые важные вопросы можно решить на расстоянии. При условии, что команда соблюдает этикет гибридных встреч, который описан в этой статье. 

Если у вас есть необходимость проводить переговоры на первоклассном уровне или вы практикуете гибридный формат работы, мы поможем вам организовать продуктивную рабочую среду с помощью решений от Logitech. Вы можете протестировать их возможности в вашем офисе совершенно бесплатно. Мы привезем вам демо-комплект, подключим его и покажем, как все работает.